Entsendung in ein EU-Staat? Die A1 Bescheinigung ist Pflicht

Was ist eine A1 Bescheinigung, warum wird sie benötigt?

Das für Dienstreisen ins EU-Ausland für den Reisenden ein EU Formular, so genannte A1 Bescheinigung benötigt wird, ist bereits seit einigen Jahren gesetzlich geregelt. Doch warum ist dieses A1 Formular notwendig? Jeder Arbeitnehmer, der eine Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz ausübt, muss das A1 Formular vorweisen können. Denn nach Verordnung (VO) – EG – 883/2004 muss die Zugehörigkeit der Sozialversicherung des Arbeitnehmers bestimmt und mit der Bescheinigung entsprechend auch nachgewiesen werden. Hier gilt grundsätzlich das so genannte Territorialprinzip. Das besagt nämlich, dass ein Arbeitnehmer immer den Sozialversicherungsvorschriften des Mitgliedstaates unterliegt, in welchem er seine Beschäftigung ausübt. Ob der Arbeitnehmer in dem Staat, in dem er dieser Tätigkeit nachgeht tatsächlich wohnt oder nicht, ist hiervon unabhängig. Ebenso spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber seinen Sitz in diesem Mitgliedstaat hat, oder nicht.

Die A1 Entsendebescheinigung bestätigt dem Arbeitnehmer seine sozialversicherungsrechtliche Zugehörigkeit. Doch wofür genau? Mit der Bestätigung, dass für den Arbeitnehmer das Sozialversicherungsrecht im Heimatland gilt wird sichergestellt, dass eine gleichzeitige Anwendung des ausländischen Sozialversicherungsrechts ausgeschlossen ist. Demnach können auch keine doppelten Zahlungen der Sozialbeiträge fällig werden.

 

A1 Entsendebescheinigung auf einen Blick

  • A1 Bescheinigung schützt vor Doppelversicherung
  • A1 wird benötigt bei grenzüberschreitenden Einsatz von Arbeitnehmern
  • A1 gilt für Dienstreisen bis zu 24 Monaten
  • dauert der Einsatz im EU Ausland über 24 Monate ist anstelle des A1 Formulars, die so genannte A1 Ausnahmebescheinigung notwendig
  • A1 Antrag erfolgt über ein elektronisches Verfahren

 

Fallbeispiel: Ein Projekt im EU-Ausland

Regelmäßige Auslandseinsätze gehören heute bei Arbeitnehmern aus Deutschland bereits zum Alltag. Soll ein Arbeitnehmer beispielsweise im nächsten Monat für den Zeitraum von einem halben Jahr ein Projekt in Spanien leiten, muss dieser eine A1 Entsendebescheinigung als Nachweis der Sozialversicherung angefordert werden. Dieser Schritt erfolgt über seinen Arbeitgeber. Für den Zeitraum des Einsatzes in Spanien bleibt der Arbeitnehmer somit abgesichert über die deutsche Krankenversicherung, Pflege- und Rentenversicherung. Der Arbeitgeber stellt vor Abreise den A1 Antrag bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers. In das Formular trägt er alle Angaben zum Arbeitnehmer und seiner Beschäftigung in Deutschland ein. Weiterhin müssen auch sämtliche Informationen über die Entsendung ausgefüllt werden. So zum Beispiel auch die Referenzstelle in Spanien. Nach Prüfung und Ausstellung durch den Träger muss der Arbeitnehmer das A1 Formular zur Vorlage in Spanien mitführen.

 

Für welche Staaten gilt die A1 Bescheinigung?

Die A1 Bescheinigung muss für Entsendungen ins EU-Ausland beantragt werden. EU Ausland bedeutet: Ein Mitgliedstaat der Europäischen Union, ein Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder auch die Schweiz.

 

Für welche Länder wird eine A1 Bescheinigung benötigt?

Die nachfolgenden Länder wird in Deutschland die A1 ausgestellt: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Vereinigten Königreich (Großbritannien bis Ende Oktober 2019).

 

Wer beantragt die A1 Bescheinigung ?

Die A1 Bescheinigung wird vom Arbeitgeber bei dem zuständigen Sozialversicherungsträger beantragt. Für die Übermittlung dient ein Entgeltabrechnungsprogramm oder die Seite sv.net

 

Wann muss die A1 Bescheinigung beantragt werden?

 Die A1 Bescheinigung sollte frühzeitig, bestenfalls vor Beginn der Entsendung beantragt werden, damit diese rechtzeitig ausgestellt vorliegt und der Reisende diese nachweisen kann.

 

Wie lange dauert die Ausstellung einer A1 Bescheinigung?

Die zuständigen Träger haben für die Übermittlung der ausgefüllten A1 bis zu drei Arbeitstage Zeit.

 

Kann die A1 auch für Entsendungenin Nicht-EU Staaten elektronisch beantragt werden?

Das elektronische Antragsverfahren gilt nur für Dienstreisen in das EU-Ausland, den Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) und die Schweiz. Für andere Staaten muss weiterhin die Antragsform in Papierform erfolgen.

 

 

Sanktionen und Bußgelder bei Fehlen der A1 Bescheinigung

Um Schwarzarbeit und Lohndumping zu bekämpfen, wird das Vorliegen des A1 Formulars in einige Staaten engmaschiger geprüft. Insbesondere Österreich, Frankreich, Griechenland und Kroatien haben ihre Kontrollen hier massiv verstärkt. Kann die Entsendebescheinigung nicht nachgewiesen werden, drohen mitunter hohe Bußgeldstrafen. Oder aber der Erlass empfindlicher Beitragsbescheide durch die ausländischen Versicherungsträger. Hierunter sind Zahlungsverpflichtungen gemeint, die zusätzliche Beiträge zur Folge haben, nämlich auf Basis der Vorschriften des jeweiligen EU-Staates.

Ein weiteres Problem ist die Leistungspflicht im Falle eines Schadens. Hat ein Arbeitnehmer während seiner Zeit der Entsendung einen Arbeits- oder Wegeunfall, stellt sich schnell die Frage wer trägt in diesem Fall die Leistungspflicht? Also welcher Versicherungsträger ist dann verpflichtet der inländische oder der ausländische. Liegt die A1 nicht vor, kommt es hier schnell zu Streitigkeiten.

Auch der Zutritt zum Arbeitsplatz am Zielort der Dienstreise kann bei fehlendem Nachweis verweigert werden.

 

In 4 Schritten A1 Bescheinigung anfordern – so geht’s

  1.  Registrieren und Anmelden
  2. Antrag ausfüllen und prüfen
  3. Antrag senden
  4. A1 Bescheinigung empfangen

 

1. Registrieren und Anmelden

In der Regel wenden sich die Arbeitgeber für die Beantragung der A1 Bescheinigung an die Krankenkasse, bei der reisende Arbeitnehmer versichert ist. Gleiches gilt auch im Falle einer freiwilligen Versicherung oder Familienversicherung.

Wenn keine Versicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse vorliegt, zum Beispiel weil der Arbeitnehmer privat versichert ist, erfolgt die Beantragung beim zuständigen Rentenversicherungsträger. Die Antragsstellung für den Arbeitnehmer erfolgt über das zertifizierte Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers, alternativ über die Seite Sozialversicherung im Internet (sv.net).

Über die Seite sv.net registrieren sich Arbeitgeber um die A1 Bescheinigung elektronisch zu beantragen. Sv.net ist eine Software für den elektronischen Datenaustausch. Wie Sozialversicherungsmeldungen oder auch Bescheinigungen, wie auch das A1 Formular. Mit Hilfe der Software können Daten entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen verschlüsselt an die zuständigen Träger der Sozialversicherung übermittelt werden. Nach der Registrierung meldet sich der Arbeitgeber mit seinem LogIn Daten auf der sv.net an.

 

2. Antrag ausfüllen und prüfen

Sämtliche Daten, die der Arbeitgeber ausfüllen muss sind in der Antragsformular entsprechend gekennzeichnet.

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3. Antrag senden

 

4. A1 Bescheinigung empfangen

Gut zu wissen: Zurzeit gibt es kein einheitliches A1-Formular für die 22 „Nicht-EWG-Länder”. Jedes Land hat ein eigenes Formular, da sich diese, obwohl nur geringfügig, unterscheiden. Weiterführende Informationen sowie entsprechende Formulare finden Sie hier.

Die Reisekosten Software von HRworks bietet bis zum 30. Juni 2019 (bei eventueller Verlängerung der Frist auch länger) die Möglichkeit, A1-Formulare direkt aus dem System vorausgefüllt abzurufen, um diese im Handumdrehen zu vervollständigen und an die Lohnbuchhaltung zur weiteren Bearbeitung weiterleiten zu können.

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Anzeigen von 2 Kommentaren
  • Oliver Thelen
    Antworten

    Guten Tag,

    ich hab ihren Artikel zum Thema A1-Bescheinigung gelesen. Mir ist leider nicht klar geworden, ab wann man diese Bescheinigung brauch. Ist diese ab dem 1. Tag im Ausland nötig, wenn man nur kurzfristig bleibt oder sogar nur einen Tag?
    Wie verhält es sich, wenn der Mitarbeiter in Belgien wohnt und in Deutschland arbeitet?

    Mit freundlichen Grüßen
    Oliver Thelen

    • admin-a1
      Antworten

      Guten Tag Herr Thelen,

      die A1-Bescheinigung ist zeitunabhängig. Sobald Sie sich auf einer Dienstreise befinden und über eine Grenze fahren, benötigen Sie die Bescheinigung, selbst wenn Sie beispielsweise nur zum Tanken in ein anderes Land fahren. Wohlgemerkt: Das gilt „nur“ für Dienstreisen. Sind Sie privat unterwegs, ist eine solche Bescheinigung nicht notwendig.
      Natürlich können Sie im Falle einer Kontrolle immer sagen, Sie seien privat unterwegs (was auch häufig gemacht wird), allerdings wird es schwierig, wenn Sie z.B. im Hotel kontrolliert werden und auf der Rechnung ist die Adresse Ihres Arbeitgebers angegeben oder dieser hat für Sie das Hotel gebucht. Oder Sie sind im Ausland auf einer Fachmesse und werden dort kontrolliert; da wird es dann schwierig, einen privaten Besuch glaubhaft zu machen 😉
      Zu Belgien: Hier muss auch der belgische Kollege für Deutschland eine A1-Bescheinigung haben. Diese wird dann in Beligien ausgestellt.

      Das A1-Team von HRworks wünscht Ihnen einen unbürokratischen Abeitstag 😉

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